Jak rozliczać wynajem długoterminowy?
- Co to jest wynajem długoterminowy?
- Rodzaje najmu
- Koszty wynajmu długoterminowego
- Wynajem długoterminowy - rozliczenie kosztów
- Długoterminowy wynajem auta dla osób fizycznych
- Podsumowanie
Wynajem długoterminowy samochodu cieszy się w Polsce coraz większą popularnością. Dostępny jest dla firm, jak również dla osób fizycznych, czyli takich, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Jednak wraz ze wzrostem zainteresowania wynajmem pojazdów zaczęły się pojawiać pytania dotyczące prawidłowego i najkorzystniejszego rozliczenia kosztów. Zatem przyjrzyjmy się bliżej, jak rozliczyć koszty wynajmu długoterminowego auta?
Co to jest wynajem długoterminowy?
Wynajem długoterminowy jest jedną z form finansowania samochodów w firmach. Opiera się na umowie pomiędzy wynajmującym a najemcą, która umożliwia korzystanie z samochodu wybranej marki w zamian za określoną z góry, stałą ratę miesięczną.
Rodzaje najmu
Istnieje kilka form wynajmu. Możemy podzielić go ze względu na czas jego trwania. Wyróżniamy:
Wynajem krótkoterminowy
To idealne wyjście dla osób, które nie korzystają z auta regularnie, tylko potrzebują je na jeden lub kilka dni. Proces wynajmu jest bezproblemowy i nie wymaga żmudnych procedur. Taka usługa sprawdzi się dla osób które:
- potrzebują auta zastępczego,
- przylatują do Polski samolotem,
- potrzebują auta na wakacyjny wyjazd,
- potrzebują auta podczas podróży służbowej,
Wynajem średnioterminowy
Ten rodzaj wynajmu pozwala na wypożyczenie auta na okres od 1 miesiąca do 12 miesięcy. Procedura wynajmu jest bardzo prosta, a osoba wynajmująca nie musi posiadać wkładu własnego. Sprawdzi się w przypadku firm, które szybko i na krótko potrzebują zwiększyć ilość samochodów na przykład w okresie sezonowego wzrostu zapotrzebowania użycia większej ilości pojazdów.
Wynajem długoterminowy
Wynajem długoterminowy umożliwia korzystanie z samochodu na okres, który najczęściej wynosi od 24 do 36 miesięcy. To idealna opcja dla firm, które nie rozważają wykupu samochodów osobowych po zakończeniu umowy najmu, tylko planują wynajęcie kolejnego, nowego auta. Najem długoterminowy często porównywany jest do leasingu, jednak w tym wypadku cały ciężar związany z utrzymaniem samochodu ponosi wypożyczalnia.
Koszty wynajmu długoterminowego
Jedną z podstawowych zalet wynajmu długoterminowego są stałe i nie zmieniające się koszty. Do kosztów wynajmu długoterminowego zaliczamy:
- Opłatę wstępną - najczęściej nie jest wymagana, choć w przypadku aut klasy premium może wynosić 10%.
- Comiesięczną ratę wynajmu - obejmuje koszty użytkowania samochodu, ubezpieczenie, przeglądy, naprawy czy wymianę opon.
- Dodatkowe opłaty - obejmują dodatkową opłatę za przekroczenie limitu kilometrów, karę za zerwanie umowy, zwłokę w zwrocie samochodu, niedozwolone przekroczenie granic Polski, palenie papierosów czy przewóz zwierząt.
Wynajem długoterminowy - rozliczenie kosztów
Koszty podatkowe to istotna kwestia przy wynajmie długoterminowym. Przepisy obowiązujące w Polsce wprowadzone w 2019 roku wraz ze zmianami w ustawie o podatku dochodowym mówią, że przedsiębiorcy nie mają obowiązku prowadzenia kilometrówki, czyli rozliczenia za każdy przejechany kilometr. Po zmianie przepisów wynajem długoterminowy auta stał się opłacalną alternatywą dla leasingu operacyjnego.
Kilometrówka to szczegółowy raport wszystkich samochodów osobowych określający dokładną ilość przejechanych kilometrów oraz cel podróży. Każdy samochód musi posiadać oddzielną kilometrówkę.
W przypadku rozliczania kosztów ze względu na opłaty eksploatacyjne wyróżniamy dwa sposoby rozliczania:
- Użytkowanie samochodu tylko w działalności gospodarczej wynosi 100% odliczenia VAT i 100% odliczenia kosztów. Pełne odliczenie kosztów wymaga od przedsiębiorcy zgłoszenie pojazdu w Urzędzie Skarbowym z wypełnionym formularzem VAT-26 oraz prowadzenia dokładnej ewidencji przebiegu pojazdu tzw. kilometrówki. Ponadto samochód musi być objęty regulaminem użytkowania pojazdów służbowych, który obejmuje między innymi zakaz dojazdu autem firmowym do pracy, przewożenia rzeczy niezwiązanych z działalnością firmy, czy podwożenia osób fizycznych niezwiązanych z przedsiębiorstwem.
- Użytkowanie mieszane, czyli odliczenie kosztów 75%, odliczenie VAT 50%. Częściowe odliczenie kosztów jest mniej rygorystyczne i nie wymaga prowadzenia kilometrówki, czy zgłaszania formularza VAT-26 do Urzędu Skarbowego.
Odliczenia podatku VAT możliwe są tylko na podstawie faktur, które dokumentują poniesione wydatki.
Przedsiębiorca ma możliwość wliczyć do kosztów uzyskania przychodów opłaty za wynajem długoterminowy. Jednak wartość pojazdu nie może przekraczać 150 tysięcy złotych (auta z silnikiem spalinowym) i 225 tysięcy złotych (auta elektryczne). Jeśli wartość pojazdu jest większa, odliczana ulga obliczana jest do tego progu. Wartość samochodu znajduje się w umowie najmu.
Odliczeniu podlegają jeszcze inne wydatki . W kosztach na wynajem samochodu można ująć:
- koszty napraw,
- opłaty za parkingi,
- przejazdy autostradą,
- myjnie,
- pranie tapicerki,
Długoterminowy wynajem auta dla osób fizycznych
Zazwyczaj z wynajmu długoterminowego korzystają przedsiębiorstwa, warto jednak wiedzieć, że taka opcja dostępna jest również dla osób nieposiadających własnej firmy. Jednak osoby fizyczne nie mają możliwości skorzystania z odliczenia podatku VAT.
Aby skorzystać z wynajmu samochodu dla osób prywatnych, wystarczy przejść podstawową weryfikację sprawdzającą zdolność płatniczą. Do jej przeprowadzenia potrzebne są:
- dowód osobisty
- umowa o pracę
- zaświadczenie o wpływach na konto
Podsumowanie
Od 2019 roku odliczenie od podatku miesięcznej opłaty abonamentowej i opłat eksploatacyjnych uległy zmianie. Zależne jest od wartości pojazdu oraz celów podróżowania (zawodowego czy zawodowo-prywatnego). Jednakże jest to dobry sposób obniżenia całkowitego kosztu najmu samochodu.